Phoca Cart - číslování faktur - MĚSÍČNĚ/ROČNĚ - FAKTURA na záladě statusu

To bych musel do objednávky dodat v.s. a číslo účtu. To tam nedostanu

Od verze 3.5.0 RC, v nastavení Phoca Cart vytvoříš článek pro vrchní popis objednávky:



Do toho článku vložíš proměnný jako je variabilní symbol nebo bankovní účet:

Zaplaťte na účet: {bankaccountnumber} a použijte variabilní symbol: {paymentreferencenumber}



Text se pak objeví v dokumentu objednávky (HTML/PDF)



Proměnný lze použít jak v dokumentech (faktura, objednávka), tak přímo v textu emailu, jsou to např.:

{orderid}
{ordernumber}
{invoicenumber}
{receiptnumber}
{paymentreferencenumber}
{invoiceduedate}
{invoicedate}
{totaltopay}
{orderyear}
{ordermonth}
{orderday}
{ordernumbertxt}
{bankaccountnumber}
{iban}
{bicswift}
{totaltopaynoformat}
{currencycode}

Kompletní seznam zde:
www.phoca.cz/documents/116-phoca-cart-co...-customer-or-vendors

Ještě doplním informace na základě tohoto článku:

www.phoca.cz/documents/116-phoca-cart-component/1067-billing

Ve výchozím nastavení je v Phoca Cart faktura vytvořena pomocí ID objednávky. ID objednávky je tzv. auto-increment číslo. To znamená, že je automaticky vytvořeno v databázi a je to jedinečné číslo. Řada čísel se nemění odstraněním položky a odstraněná čísla se nenahrazují.

Tvorbu čísel faktur lze ale také nastavit na roční nebo měsíční bázi pomocí parametru 'Metoda číslování faktur'



Pokud je parametr 'Metoda číslování faktur' nastaven na roční nebo měsíční bázi, použijí se následující dodatečná pravidla:

- Každý rok nebo každý měsíc začíná od 1.
- Když se smaže poslední faktura, nasledující faktura dostane její číslo
- Když se smaže nějaká dřívejší faktura, zůstane prázdné místo
- Čísla objednávek se nerovnají číslům faktur
- DŮLEŽITÉ!: 'Formát čísla faktury' parameter musí být nastaven správně:
   - Roční báze - musí být zahrnuta proměnná {year} (rok), aby nedocházelo ke kolizi s čísly faktury jiného roku, například: {prefix}{year}{orderid}{suffix}
   - Měsíční báze - musí být zahrnuta proměnná {year} a {month} (rok a měsíc), aby nedocházelo ke kolizi s čísly faktur v jiném roce a měsíci {prefix}{year}{month}{orderid}{suffix}
- Předpona by neměla obsahovat čísla, aby nebyla v kolizi s číslem roku, měsíce nebo objednávky
- Nastavte způsob fakturace (parametr 'Metoda číslování faktur') na začátku používání Phoca Cart a neměňte jej během jeho používání




To platí analogicky pro následující parametry:

- Metoda číslování objednávek
- Metoda číslování účtenek
- Formát čísla objednávky
- Formát čísla účtenky

Ale pozor, musí se správně nastavit prefix ve formátu čísla objednávky/účtenky/faktury, aby čísla nebyla duplicitní nebo v konfliktu. Například předpona nemůže obsahovat pouze čísla, aby nebyla v konfliktu s automaticky vytvořenými čísly (možný konflikt mezi číslem roku/měsíce a prefixem).

Do stable verze bude přidán nový parameter: Vytvoření čísla faktury na základě stavu objednávky:



To znamená, že pokud bude nastaveno vytváření faktur na ročním nebo měsíčním základu a pro tento parametr bude vybrán nějaký status (stav objednávky), vytvoří se číslo faktury teprve až po změně stavu objednávky.

Příklad:
Parameter 'Vytvoření čísla faktury na základě stavu objednávky' bude nastaven na: 'Dokončeno"

Příjde objednávka - vytvoří se číslo obejdnávky a dokladu. Číslo faktury zůstane nevyplněné (stejně tak ostatních údajů ohledně faktury - např. splatnost, atd.). Jakmile se změní u faktury status na 'Dokončeno', vytvoří se číslo faktury.

Tedy faktura bude vytvořena jen až po úspěšeném dokončení objednávky. Tím se dají vyřešit problémy diskutované v tomto vlákně (zrušená objednávka, nepřerušovaná číselná řada, atd.)

Ale taky to znamená:
- že číslo faktury může být kompletně jiné než číslo objednávky
- dokonce se může stát že číslo objednávky 10 bude mít číslo faktury 9 a číslo objednávky 9 bude mít číslo faktury 10 - tedy nezáleží na pořadí objednávky, ale na dříve dokončené objednávce (objednávka číslo 10 může být ukončena dříve než objednávka číslo 9)
- editovat lze formátované číslo faktury, ale ne interní číslo faktury a pokud někdo zadá formátované číslo faktury ručně, interní číslo faktury se nevytvoří a v podstatě toto číslo dostane následující objednávka (protože automaticky se zjišťuje nejvyšší poslední číslo faktury)
- také to znamená, že pokud bude nastaveno, že v emailu má dojít faktura a ta nebude mít číslo, pak faktura nepříjde, protože neexistuje.

Na faktuře datum by datum splatnosti měl být zobrazen.
Kamkoli do textu si jej můžete dát pomocí proměnné {invoiceduedate}

Také si nastavte splatnost v Možnosti Phoca Cart - záložka Fakturace - Počet dní splatnosti faktury

Máte tam možnost nastavit i další parametry: Zobrazit rekapitulaci DPH (faktura), Zobrazit datum zdanitelného plnění
(faktura), Zobrazit věrnostní body (faktura),...

Se splatností je to složitý. Splatnost (dny) se počítají na základě vystavení faktury.

A otázka je, co je správně.

a) zákazník objedná, je vytvořena objednávka, ale zatím ještě není vytvořena faktura - nastavit splatnost

nebo
b) zákazník objedná, je vytvořena objednávka, ale zatím ještě není vytvořena faktura - a protože není vystavena faktura - nejsou vůbec žádná data k faktuře (není číslo faktury, není splatnost, není datum zdanitelného plnění, není variabilní symbol - u variabilního symbolu je výjimka, protože v.s. může být sestaven z čísla objednávky, takže ten existovat už může)

Zatím to funguje ve variantě b) a jakákoliv změna může vytvořit začarovanej kruh.

Důležitým aspektem je taky možnost manuálního vložení informací a když už jsou u objednávky ty informace ohledně faktury uloženy, nemůžou se přepsat.

Příklad:
- faktura se vytváří až na základě statusu "dokončeno"
- vytvoří se objednávka se statusem "čekající", tak zatím není číslo faktury, ani další údaje o faktuře
- manuálně se vloží data k faktuře
- změní se status na "dokončeno" a v tuhle chvíli by se měla vytvořit faktura a další údaje, ale protože už to bylo vytvořeno manuálně, nelze to už měnit.

A to by mohl být i případ toho, že by se některý věci ohledně faktur vytvořily už dřív z objednávek - nešlo by už je přepsat při tvorbě faktury.

Příklad:
- faktura se vytváří až na základě statusu "dokončeno"
- vytvoří se objednávka se statusem "čekající", tak zatím není číslo faktury, ALE další údaje o faktuře už budou existovat - jako např. splatnost
- změní se status na "dokončeno", vytvoří se faktura, ale ostatní parametry faktury už nebudu změněny, protože už existují, a není možné to přepsat

Logicky by pak někdo mohl říct, proč se splatnost faktury vytvořila v době, kdy ještě nebyla vystavena a pak při vystavení už splatnost nebyla přepsána (nelze přepsat, protože se může jednat o manuální zadání)

Tedy máme tři parametry:
1) datum faktury
2) datum splatnosti faktury
3) datum zdanitelného plnění

Zatímco 1 a 3 jsou asi jasný, že ty se nastaví až v době vytvoření faktury, u 2) je to diskutabilní

Sice by na jednu stranu bylo dobrý zákazníky informovat o splatnosti už v době objednávky, na druhou stranu, splatnost se logicky vypočítává až od data vystavení faktury.

Osobně bych spíš asi volil to, že dokud nebude faktura vystavena, zákazník např. v mailu obdrží informaci všeobecnou. Např. že "Splatnost této objednávky je 30 dní", nebo podobně.

Samozřejmě by se dali udělat i další parametry, ale někde se to musí zastavit, protože s každým dalším parametrem může být požadavek na další a další parametry a můžeme se dostat do nekonečné smyčky parametrů, ve který se už nikdo nevyzná.

A na základě toho všeho je tedy proměnná {invoiceduedate} v době nevytvořené faktury prostě prázdná vyjma toho, že to někdo nenastavil manuálně. Manuálně se to dá vytvořit ještě před vytvořením faktury v editaci objednávky:



V případě, že se data manuálně neupraví, jsou automaticky vyplněna při změně statusu:



(zatímco order a receipt ID mají standarní autoincrement, číslo faktury se postupně vytváří od začátku dubna 2020 a do pořadí se počítají jen objednávky, jejichž status je např. 'Dokončeno')